Bawaslu Benahi Tata Kelola Arsip, Rekam Jejak Pengawasan Harus Terjaga

Singaraja, Bawaslu Buleleng – Berakhirnya tahapan Pemilu dan Pemilihan tidak serta-merta mengakhiri tanggung jawab Bawaslu terhadap dokumen yang dihasilkan selama pelaksanaan tugas. Arsip tersebut perlu dikelola secara tertib agar rekam jejak kelembagaan tetap terjaga dan dokumen dapat ditelusuri ketika dibutuhkan, termasuk untuk kepentingan persidangan.

Pentingnya pengelolaan arsip menjadi pembahasan dalam Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan yang diselenggarakan Bawaslu Bali secara daring dan diikuti Bawaslu Kabupaten/Kota se-Bali, Selasa (13/10/2026).

Ketua Bawaslu Bali, I Putu Agus Tirta Suguna, saat membuka rapat menyampaikan bahwa jajaran Bawaslu masih memiliki arsip dari tahapan Pemilu dan Pemilihan sebelumnya yang perlu ditata dan diselesaikan pengelolaannya. Kondisi tersebut memerlukan pemahaman mengenai pola dan langkah penataan arsip yang sesuai dengan ketentuan.

Ia berharap pembahasan bersama Bawaslu RI dapat memberikan arahan sekaligus solusi terhadap berbagai persoalan kearsipan yang dihadapi Bawaslu Provinsi maupun Kabupaten/Kota, terutama dalam mempersiapkan kelembagaan menghadapi tahapan Pemilu 2029.

Arsiparis Ahli Pertama Bawaslu RI, Irfa Ulwan, menegaskan bahwa setiap arsip yang diciptakan maupun diterima Bawaslu perlu dikelola menggunakan instrumen kearsipan yang berlaku. Pengelolaan yang tidak tepat dapat menyulitkan pencarian dan penyediaan dokumen ketika sewaktu-waktu diperlukan, termasuk saat harus dihadirkan dalam persidangan.

Irfa menjelaskan, arsip dinamis terdiri atas arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital. Pengelolaannya berpedoman pada empat instrumen, yakni Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, serta Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Instrumen tersebut menjadi dasar dalam mengatur pengelolaan arsip sesuai klasifikasi, keamanan, hak akses, dan masa simpannya. Dengan pengelolaan yang tepat, dokumen dapat dijaga dan ditelusuri sesuai kebutuhan serta ketentuan yang berlaku.

Bagi Bawaslu, ketertiban arsip berkaitan dengan kemampuan lembaga menjaga rekam jejak pelaksanaan tugasnya. Dokumen yang dikelola dengan baik tidak hanya mendukung pekerjaan administratif, tetapi juga memastikan informasi dan bukti pelaksanaan tugas tetap tersedia ketika diperlukan.

Penguatan tata kelola kearsipan menjadi bagian dari upaya menjaga kesinambungan administrasi kelembagaan, sehingga dokumen dari tahapan sebelumnya tetap terkelola di tengah persiapan menghadapi tahapan Pemilu dan Pemilihan berikutnya.